中小・小規模企業は職場の環境改善が特に効果的！
- 仕事関係の書類が担当者に私物化されている
- キャビネットや書庫に書類が収まらず、あちこちに放置されている
- 書類管理のルールがなく、すぐあちこちに散らかってしまう
- 備品の置き場所が定まっておらず、探し物に時間を取られる
- 古い年度の書類が放置されたままになっている
このような業務効率の悪い状態を、見て見ぬまま放置していませんか？
たしかに、片づけに手が回らないという事情もあるでしょう。規模の小さい組織では特に、限られた人員の中で各自に課された業務量は膨大です。
しかし、職場環境に関して一度きちんと考える時間を取り、早いうちに改善に着手した方が、長期的には業務効率が格段に向上し、何倍もの好影響が発生するのです。
当社では、中小・小規模企業、SOHO、中小規模の飲食店、店舗、病院等を対象に、職場の環境改善コンサルティングを提供しています。中小・小規模企業の場合、どうしても管理が不十分な箇所が残っていることが多いため、大幅な効果を見込むことができます。
ゆとりクリエイトの環境改善コンサルティングの特徴
３Ｓや５Ｓなどで職場環境改善をサポートするサービスは多くありますが、当社では２Ｓ（整理整頓）の徹底に重きを置いています。なぜならば、整理整頓を徹底することこそが他の「Ｓ」の成功へとつながるからです。
当社は「最初のＳ・２番目のＳ」である「整理・整頓」のプロフェッショナルです。職場の環境改善を進めるには、ここを正しく理解し行動に移すことこそが必要不可欠。
これらの知識と理論に加えて、「トヨタの片づけ」でも知られる「５S」を取り入れたアプローチによって、ただ片づくだけではない複合的な効果を実現します。
※5Sとは「整理・整頓・清掃・清潔・しつけ」の5つのSを指します。
5Sによって無理や無駄をなくすことで、次のことを実現します。
①Q＝Quality：品質改善
②C＝Cost：コスト削減
③D＝Delivery：納期短縮（遵守）
④S＝Safety/Security：安全性の向上
これに当社のサービスを掛け合わせると、効果はさらに高まります。
①時間的効果
探し物は仕事の中で最も無駄な時間です。職場が整理されれば、探し物に費やしていた時間を有効活用できて、効率的に仕事をすることができます。
②経済的効果
職場環境が整えば、日々の業務が円滑に行えるようになります。不必要な買い物がなくなり、無駄なコストが削減できます。仕事にかかる労力も軽減され、人件費を生産性のある活動に充当できます。さらに、業務効率が上がって迅速な対応ができるようになるため、顧客増や売上アップに繋げることができます。
③精神的効果
整理が促進されると、業務上の無駄に気づくことができます。同時に、整理収納の作業は社員の問題解決能力向上やチームワークの醸成にもつながり、心も快適な職場になります。
④対外的効果
きれいに整った職場空間は、お客さまや取引先からの信用度を高め、対外的に大きなイメージアップにつながります。
⑤安全的効果
職場環境を整えると、事故発生の可能性が減ります。また、災害時の不安を減らす対策としても、環境改善は非常に有効です。安心安全な環境の中でこそ、社員は生産性を上げることができるのです。
⑥衛生的効果
床に直置きのモノがなくなるだけで、掃除のしやすさが格段に向上し、オフィス内をさらに衛生的な空間にすることができます。
職場環境改善のもう一つの側面は「人材育成」
実は、当社の環境改善コンサルティングが提供できる効果は、これだけではありません。
職場環境を整える活動を通して、自分で考えて行動する人が育つのです。
職場環境の改善活動は、「今までそうだったから」「前の担当者がこうしていたから」ではなく、何がベストなのかを常に考えることにつながります。ですから、片づけけながら「自ら考える人材の育成」が叶うというわけです。
目に見えてオフィス内がきれいになり、職場環境が整うのは、あくまでカタチの効果。
人の成長はすぐに目に見えるものではありませんが、自分で考えて行動する社員はどんな場面でも力を発揮する存在です。将来にわたって御社のビジネスに貢献する大きな財産になるのではないでしょうか。
場づくりは人づくり。ぜひ、ゆとりクリエイトのコンサルティングをご活用ください。
◆活用例
◎導入の目的
- 業務上の動線に合わせたレイアウトを完成させ、業務効率をアップする
- 仕事がしやすい職場環境の実現
- 執務スペースや備品庫などの収納スペースを見直し、効果的な活用を図る
- 書類の整理
- 備品の管理
- 過剰発注・過剰在庫などの無駄を見直し、適正な在庫管理の徹底
- 災害対策・危機管理対策、コンプライアンス対応
- ショールームや店舗、応接スペース等の見た目を整え、来客の際のイメージアップ
- オフィスの移転等に伴う収納計画
◎効果
- 書類やモノが整理されたことにより業務に集中できるようになった
- 書類やモノの定位置が決まり、フローができたことで探す手間がなくなり、紛失等の情報漏えいのリスクが減った
- 業務効率がアップし残業時間が減った
- 粗利率が上がった
- 社内の雰囲気が明るくなった
- お店のイメージが良くなった
- 日々の業務に追われる中、後でやろうと思ってなかなか手を付けられなかったことに取り組むことができた
- スタッフのチームワークができた
- 自分たちで工夫することができるようになった
- 考える力や自己管理能力が向上した
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◆オプションサービス 【ファイリングコンサル】
社内の書類を整理し、効率よく仕事ができる仕組み作りを行います。
企業規模に関わらず、組織の経営には、ガバナンス、コンプライアンスはもとより、事業継続も強く求められます。
今後、企業が生き残るためには、過去の経験に裏打ちされ、同じ過ちを繰り返さないように、正確な情報をもとにした経営が必要不可欠。
このベースとなるものが、業務の中で入手・作成するさまざまな文書であり、記録です。
しかし、これら文書や記録があったとしても正しく保管管理されていなければ必要な時に迅速に対応することはできません。
時代の流れが早い現代、過去のことは忘れて新しいことにのみ目を向けていればいいとする考えだけでは、将来にわたって組織を維持することはできません。
過去の経験を活かすことで、不要な失敗を防ぎ、無駄や手間を省くことができるのです。
モノだけではなく紙類の整理を行うことは、経営の継続や技術の伝承のための手段であり、次世代へつなぐ重要な方策の一つでもあります。
文書情報マネージャー有資格者が書類整理をサポートします。
※組織の規模や実態、状況、予算、スケジュールなどに応じて柔軟に対応しています。
■注意事項
・上野駅（東京）からの移動時間が1時間以上かかる場合は、交通費ならびに出張費・宿泊費を別途頂戴します。
・オフィスの間取図をご準備ください。ない場合は手書きで構いません。
・お申込み後、初回ご訪問前にメール等でヒアリングシート、オフィスの資料のやりとりをさせていただく場合がございます。
