メモとは、忘れないように要点を書き留めること。また、書き留めたもの。

私が会社勤めを離れたのはかれこれ10年ほど前のこと。
10年一昔と言いますが、今の時代は10年二昔、三昔くらいのスピードで時は流れています。

今はかつての会社員とは別の形で企業様と関わらせて頂いていますが、外から見てもやはり、働く環境、働き方が変わったことはすぐに分かります。

10年経ったということは10歳の年齢を重ねたということですから、多少の体力や記憶力が落ちてしまっても無理はありません。
とはいえ、記憶力が落ちてしまた自分のことはなかなか受け入れられないものです。

会社勤めをしていた頃、なぜあんなにも忘れることなく仕事が出来ていたのか。そして今、なぜこんなにも忘れっぽいのか。
様々な条件や環境が変わっているので比較するのは困難ですが、一つだけどうしても気になることがあります。

それは、メモの取り方。

メモの取り方についての書籍も多数出版されています。ネットにも多くの情報が溢れています。メモ自体、紙に書くだけではなく、デジタル管理するやり方もあります。

私自身、独立してからはかなり試行錯誤しました。忘れっぽいのは年齢的なものなのか、それとも手段が良くないのかと悩みもしました。

最も効率が良いメモは「A4用紙1枚」

メモには、長文を書き溜める訳ではないのでA4用紙だと大き過ぎるように感じるかもしれません。

しかし、オフィス勤務の方にオススメしたいのは、A4用紙を使うこと。

小さなメモ帳やふせんを使い、デスク周りやパソコンのふちにペタペタ貼っている光景を見かけることもありますが、必要なメモをあちこちから探すのは時間のロスです。
もしかするとそのメモは手帳に挟んでいるかもしれませんし、他の書類に紛れているかもしれません。

メモを探しているうちに、デスクの上のモノを動かしたり、書類の順番が変わってしまったりすると、今度はそれらを元に戻したり、探すという手間がかかってしまいます。

これらを回避し、効率を上げるため、さらにはやる気を上げるためにもA4用紙で一元管理するのです。

探す場所はその紙一枚の中だけ。必ずその中に必要な情報があります。

A4メモの定位置

メモの定位置は、飛ばないようにノートパソコンやキーボードに用紙の一部を挟んでおきます。

席を外す時は裏返しにする、もしくはデスクのセンター引出し(お腹の部分にある引出し)に入れるようにすれば、紛失や漏洩の回避にもなります。

打合せや会議の時にも持参できますし、必要があれば外出時に持って出ること可能。

1日1メモ、用途は単なるメモだけではない

メモにはその日の日付を記入しておきます。私は左上に書いています。メモした要件が完了すれば、線を引いたり×を書いて消します。

アポイントで手帳に転記したり、デジタルツールに入力する必要があれば行います。

それ以外にも、終業時には未処理事項がないか確認することができます。

また、その日に出来なかったことで翌日にも残しておく必要があれば、翌日用のメモを作成し、転記します。
転記する案件が多い場合には、翌日は前日分と当日分の2枚のメモを活用しても良いでしょう。そのあたりは臨機応変に対応します。

メモは前日の終業時に翌日分を準備します。その際、翌日にやることを記入しておけば、メモプラスTo Doリストとしても活用できます。

アイデアを思い付いた時、印象に残った言葉などを書き留めても良いのです。

A4用紙に全てを集約することで、仕事の漏れや抜けを防ぎ、先取りして働くことが可能となるのです。

なぜメモを取るのか?

そもそも、なぜメモを取るのでしょうか?
メモを取ること自体は目的ではありません。

仕事をする上で、メモを取ることはキホンである、当たり前のことであると言われます。

メモを取るメリットとしては、
・情報を記録できる
・情報を整理できる
・振返りができる
・関わる相手に安心感を与える
などが代表的なものとして挙げられます。

そして、忘れることができるということも大きなメリットです。

言い換えれば、集中できる、ということ。

頭の中で覚えているだけだと、「忘れちゃいけない」という意識が働くので、真の意味で他のことに集中することができません。たとえ忘れてしまってもメモに書いてると思えるからこそ集中できるのです。

思考の整理でもあります。

これを当たり前のこととしてできるようになれば自分自身への信頼度も上がり、自信を持つことができます。

最初は自分に(覚えておく・忘れない)自信がないから取っていたメモも、やがては自分に自信を持つためのツールへと変化していくのです。

当然、仕事の能力も上がります。

1日1メモ。過去日付のメモはどうしましょうか?との声が聞こえてきそうですが、これは時系列に保管しておいても良いでしょう。今の時代、スキャナで読み取り、データ保管しておくのも一つの方法です。

メモを読み返すことは殆どありませんが、溜まったメモは自分への励みにもなります。マイメモには法定保存年限はありませんので、自分で好きに期限を切って管理しましょう。

原点回帰、働く環境や働き方が変わったからこそ

職場環境も随分変わってきました。フリーアドレスの会社も増えました。
働き方も多様になってきました。
デジタル・アナログともに多種多様な管理ツール・方法があります。

それが逆に私たちを悩ませているのも事実です。
だからこそ、原点回帰、A4用紙一枚をオススメします。

このやり方は私が会社勤めの頃にやっていた方法です。
その後独立し、メモの取り方、時間管理には相当悩みました。
自宅をオフィスとし、時にはカフェでPC仕事をしていた時もあります。
今はオフィスを構えていますが、常に一定の働き方ではありません。
試行錯誤した挙句、結局は原点回帰、このやり方がシンプルで最適。

手持ちの時間全てを仕事に捧げる時代は終わりました。私たちは仕事以外にも目を向け、そこで得たことが結果的には仕事にも良い影響をもたらしたり、生活全般をより楽しいものにしてくれます。

過多な時代だからこそ、やり方をシンプルに変え、本当に費やすべき、費やしたいことに関して、ムダという余白を愉しんではいかがでしょうか。

働き方改革法案が成立し、すべての会社で、年間の有給休暇消化日数が5日未満の従業員については、会社が有給休暇を取得するべき日を指定することが義務付けられました。 今まで以上に業務効率や生産性を上げる必要に迫られている会社に整理整頓はマストです。