多くのオフィスで収納に使われている「箱」。

箱を使った収納には、

  • 重ねられる
  • 見た目がスッキリする
  • 持ち運びがしやすい

などのメリットがあります。

 

私の知る限りでは、どのオフィスでも箱をなかなかうまく活用していると感じます。しかし、もう一工夫することで、さらに使い勝手が良くなるな、と感じることも多いのです。

今回は、オフィスでの箱を使った収納のポイントを7つご説明します。

(上の写真はカウネットさまよりお借りしています。)

 

1.箱の中に空きスペースがあっても良い

書類や伝票などを箱に収納して保管・保存することがあるかと思います。その際、「年度単位で保管管理をする」ことを心がけましょう。

 

箱内に余裕があるからといって、別年度の書類を入れないようにしてください。

 

中途半端に別年度の書類を入れてしまうと管理が難しくなります。自分しか使わないから…と適当に収納してしまうと、他の人には分かりづらく、業務が属人化してしまい、会社全体の業務効率や生産性が落ちてしまいます。

特に管理部門で発生する書類は定型化していますので、保管管理のルールを決めることで、担当者しか分からないという業務の属人化を回避することができます。

また、単年度保管をすることで、廃棄処分しやすいというメリットもあります。

 

箱をいっぱいにすることが目的なのではありません。誰にでも分かりやすく扱いやすい収納を心掛けてください。

 

2.「とりあえず箱に入れておこう」は禁止

箱に入れてしまえば一定のスッキリ感を感じることができるため、「迷ったらとりあえず入れておこう」と考えてしまいがちです。

処分してはいけないモノまで処分してしまっては大変だから、とりあえずとっておきたい…と考える気持ちも分かります。しかし、そうやって本来不要なモノまで収納してしまうと、後々かえって業務に支障をきたすのです。

 

保管管理のルールを決めたり、都度上司に確認したりして、必要かどうかを逐一判断しましょう。

不要なのであれば、とりあえず箱に入れるのではなく、処分するようにしましょう。

 

また、これもよくある話なのですが、書類を封筒に入れたままの状態で箱に収納している企業もあります。

しかしほとんどの場合、封筒に入れておく必要性はありません。封筒内に入っている不要な書類と封筒は処分し、必要な書類だけを残しておけば良いのです。

 

必要になった時、「箱を開ける → 封筒から必要な書類を取り出す」という作業は非常に面倒で時間がかかります。

しかも、わざわざ中身を取り出して確認しないと、それが目的の書類かどうか分かりませんし、違った場合、取り出した書類を再び封筒に入れ、新たに他の封筒から探し出す・・・という無駄な時間と労力を要します。

どうしても封筒が必要であるならば、書類と封筒をクリアホルダーに入れて保管しましょう。

 

3.箱の中身を分かりやすく記入する

中身を記入しておくことをラベリングといいます。

ラベリングのメリットは、いちいち開けて確認しなくても箱の中身が分かるということです。

 

ここで注意して頂きたいのは、誰が見ても分かるような文言で書くよう意識すること。自分にしか分からない書き方では、ラベリングしたとはいえません。以下を心掛けましょう。

  • 内容物を全て記入する
  • 中途半端に略したりしない
  • 箇条書きにする
  • 毎年発生する書類等の場合は年度や期も記入する

箱の中にファイルで収納している場合は、ファイル本体にタイトルを記入しておくこともお忘れなく。

 

簿冊タイプのファイルを使用している企業は、フラットファイルであれば安価ですが、チューブファイル等再利用できるファイルであれば、経費削減にもつながります。綴じ紐を使って移し替えればファイルを再利用できますね。

また、同じタイトルのファイルが複数ある場合は、期間を記入するほか、連番を記入することで、順番に並べやすく見つけやすくなります。

 

ラベリングは自分のためではなく、周囲への配慮です。

 

繰り返しになりますが、業務の属人化を回避し、業務効率や生産性を上げることにもつながります。また、周囲への配慮は、密かなコミュニケーションでもありますね。

 

4.箱の中身の保存年限を記入する

企業が取り扱う文書の中には、法令等で保存を義務付けられているものがあります。こうした書類は、たとえ見返すことがないとしても、所定の期間、適切に文書を保存しておく必要があります。

 

箱に保存年限を記入しておけば、期日が到来したかどうかが一目で分かり、管理がしやすくなります。

中に入っている書類の保存年限がバラバラの場合は、最も保存年限が長いものを記載しておけば間違いありません。

 

また、保存が義務付けられていない文書・書類に関しては、社内に文書管理規程があればそれに従います。

規程がない場合は、今後のためにも、ルール作りに取り組んだほうがよいでしょう。

 

5.箱の中身を持ち出す場合はメモを残す

業務上使用するために、箱の中身を持ち出す場合があります。

 

その際は、

  • 何を持ち出したのか
  • いつ持ち出したのか
  • 誰が持ちだしたのか

を付せん等に記入して箱に貼付しておけば、他の人にも分かりやすく、万が一なかなか戻ってこなくても所在が分かるので安心です。

 

「面倒だから」「すぐに戻すから」とこれを怠ってしまうと、紛失や他の人の時間を奪うことにもなります。

運用ルールをしっかりと決めておくことで、業務効率や生産性を上げることへとつながります。

 

6.箱の保管場所を決める

当たり前のことですが、保管場所をキチンと決めることが大切です。

保管場所を決める際は、使用頻度を考えて配置すると良いでしょう。

また、安全を考慮して、重い箱を下の方に置くことも意識してください。持ち運びが多い場合は平台車にセットしておけば移動時がラクですね。

 

7.ラべリングは最低でも2面に

これは意外と見落としがちなポイントです。

3.で紹介したラベリングを徹底している企業でも、ラベルが1面にしか貼られていないことが少なくありません。

 

しかし、1面だけだと、せっかく貼ったラベルが見えなくなってしまう恐れがあります。

 

今その場所に箱を配置していても、ずっとそこに置くかどうかは分かりませんよね。今後もその場所が適しているかは分かりませんので、定位置を移動する可能性もあります。

箱は長方形であることが殆どです。したがって、置き方次第でどの面が正面に来るかは分かりません。

辺が長い方と短い方の両方に貼付しておけば、どちらを前にしてもラベルが見やすい状態になります。

 

オフィスの誰もが使いやすい収納を心掛けよう

箱を使った収納のポイントを7つお伝えしてきました。あなたのオフィスでは実践できていますか?

足りない点がありましたら、この記事を参考に改善してみてください。

 

重要なのは、オフィスの皆にとって分かりやすく使いやすい収納を行うということ。

 

たとえ今あなたしか使っていないモノであっても、この先、誰が使うようになるかは分かりません。あなたがいなくても他の人が分かるような収納の方法を心掛けてくださいね。

 

整理収納のスキルは仕事力に直結!会社全体でオフィスの整理収納に取り組んでみませんか?

整理収納アドバイザー2級認定講座団体受講