年の瀬が近づくと、プライベートではクリスマスや新年の準備に忘年会などとイベントが増え、慌ただしくなってきます。

仕事も年末年始が休みになりますので、稼働日数が少ない中、納期を急ぐ注文や駆け込みの業務なども増え、オフィスの中も普段よりも騒々しく落ち着かなくなる時期です。

そんな中、総務や庶務などの部署には「大掃除の準備」という仕事が待っています。通常、掃除業者が入っているオフィスでも、この時期は社員全員で大掃除をする会社は多いようです。

 

今回は、つい後回しにしてしまいがちな大掃除の準備をスムーズに行い、成功させるコツを伝授します。

オフィスの大掃除成功のコツ①作業を分解する

 

大掃除に限らず、私たちが仕事を面倒に感じたり不安に思ったりする理由の一つは、「全容が見えていない」ということです。先が見えないことにワクワク感を持つこともありますが、社員全員でする大掃除、となれば殆どの人が面倒に感じるものです。

そこで、成功への近道として、準備・リードする側が作業を分かりやすくしてあげることで、社員の「面倒」を取り除いてあげることが必要です。

 

具体的には、

「どこを」「どういう風に」「誰が(どの部署が)」「(場合によっては)いつまでに」

行うかをすべて洗い出すのです。

 

各自が気づいたところを掃除する、いわゆる「行き当たりばったり」では、ダラダライベントで終わりかねません。ですので、準備する側が誰が見ても分かるような分担表を作っておく。これだけで社員の「面倒」は軽減されるのです。

一度分担表を作ってしまえば、次年以降は前年の分担表に微調整を加えるだけで済みますので、準備する側の「面倒」も軽減することができます。

 

通常、準備する側の部署となる総務や庶務は、多岐にわたるたくさんの仕事をしています。それにもかからわず、「のんきな部署」「ラクそうな仕事」と思われたりして、損な役回りになってしまいがち。皆さんの縁の下の力持ちがあってこそ、仕事がスムーズに回るのだと筆者は思っています。

 

人によっては「たかが大掃除」ですが、だからこそ、仕切り上手な「デキる総務」を目指しましょう。

 

オフィスの大掃除成功のコツ②道具を完璧に準備する

 

段取りがよくても「道具」にストレスを感じてしまう場合もあります。道具に関しては、「一つの部署あたり、洗剤◯本、ぞうきん◯枚くらいかな」と、大まかに準備している会社が殆どですが、どうせやるなら「完璧」を目指してみることをオススメします。

 

先に書いたように、分担表を作ることで、何のアイテムがどれだけの数量があれば良いのかを割り出すことができます。そうしたら、分担表をもとに、どの部署に「何をいくつ」配付するのかを決めます。

すると、発注せねばならないアイテム・数量を把握することができますね。そうすれば過剰在庫や不足が避けられ、大掃除もスムーズに進みます。

 

ストレスを減らして大掃除を行うための道具準備のコツ

道具を準備する際は、「数」と「量」の2つの観点で考えるとスムーズです。

 

・数を十分に準備する

 

 

たとえば、キャビネットを拭く洗剤が一つの部署に1本しかないとしたらどうでしょう?

誰かが使い終わるのを待って、次々に回していかねばなりません。その間、他の人は手持ち無沙汰になってしまい、必要以上のお喋りに花が咲いてしまうかもしれません。

もしかすると、他の部署へ洗剤を借りに行き、借りた洗剤を借りた部署に返すことなく掃除を始めてしまったら、借りた部署では「探す」という無駄な行為を始めてしまいます。

 

少し多いかな?くらいで構いません。適切な数を準備しておくことで、動作を止めることなく流れるように大掃除を行うことができるのです。

 

・量を十分に準備する

 

 

一度の大掃除で洗剤1本を全て使い切ることは、まずないでしょう。しかし、だからといって、上の写真のように、あまり入っていない洗剤を配付してしまっては、大掃除の途中で「なくなった!」なんてことになりかねません。

最近は詰め替え用の洗剤もありますので、事前に満タンに入れておくというさりげない配慮をしておくことで、流れるような大掃除が行えます。

 

動作の途中で自分の意とは関係なく手を止めなければならないこと。これも「面倒」「ストレス」に感じてしまう理由の一つです。

 

「たった」これだけのことを配慮するだけで大掃除がスムーズに進むのであれば、やらない手はありませんよね。

準備する側も、準備する際のやるべきことの一つとして最初からスケジューリングしておけば、大した手間にはなりません。

 

 

オフィスの大掃除成功のコツ③3つの「場所」を決めておく

準備する側も、掃除する社員の側も、以下の3つの「場所」を決めておくことで、動きがスムーズになります。

 

1.不要な紙モノの置き場所

大掃除をすると、大量に出てくるのが不要な紙。そのままゴミ箱に捨てられる紙・書類もあれば、シュレッダーをかける必要がある書類が出てくる場合もあります。

書類が出てくるたびにシュレッダーをかけていたら時間の無駄です。下手するとシュレッダーの順番待ち、なんてことも。

 

ですので、そのような事態を避けるためにも、「要シュレッダー」の箱を設置しましょう。シュレッダーをかける必要のない紙も大量発生するようであれば、それを回収する箱や袋も準備すると良いでしょう。

準備する側がひと手間かけておけば、全員が無駄なく大掃除をすることができるのです。

 

参考までに、要シュレッダーの紙が大量発生しそうであれば、溶解サービスを使う方法もあります。

 

2.余った文房具の置き場所

書類の整理や掃除をしていると出てくるのが大量のクリップやクリアホルダー。都度、整理をしていれば「大量に」出てくることはないはずですが、大掃除の時や年度替わりのタイミングになると、「大量に」出てきてしまうものです。

本来の備品置き場に戻そうとすると、大量であるがゆえに、一気に溢れてしまいます。下手すると、これから先の一年間、新たに発注しなくても良いくらいの量が出てくる会社もあります。

ですので、大掃除の際には、これらの文房具の返却場所を別途作っておきます。そうすれば皆に分かりやすい上、備品を管理する側も大助かりですね。

 

3.掃除道具の置き場所

掃除が終わると、各自がバラバラに掃除道具を返却してきます。返却してもらえるのはとてもありがたいことではありますが、返却場所が明確でないと、あちこちに返却されてしまって、後が大変。

ですので、貸し出した掃除道具の返却場所を設置し、アナウンスしておくことです。そうすれば、ストレスなく片づけをすることができます。

 

オフィスの大掃除成功のコツ④全員が協力的とは限らないと考える

 

どれだけ周到に準備をしていても、必ずしも全員がキチンと掃除をしてくれるとは限りません。「急ぎの仕事が入った」「今日中にやらなきゃいけない」など、何かしら理由をつけて掃除をしない人というのは必ず存在します。

 

そこで役に立つのが「分担表」なのです。これを大掃除の当日ではなく、事前にアナウンスしておきます。

 

大掃除の時、どうしても外出しなければいけなかったり、突発的な仕事が入ってしまうのは仕方のないこと。状況に応じて、大掃除の時に済ませることができないのであれば、空いた時間に「ちょこちょこ掃除」をするのもアリです。

「大掃除してください」と声を発する側の部署が段取りをつけておくのと同様に、他の社員も事前に予定を組んでおきたいもの。ある程度幅を持って柔軟に対応できるようにしてあげてくださいね。

 

オフィスの大掃除成功のコツ⑤掃除のポイントは来客目線

 

大掃除の際、是非とも取り入れてもらいたいのが「来客目線」です。

筆者は多くのオフィスへお伺いする「来客側」に相当しますが、オフィスを訪問すると、つい気になってしまう箇所がいくつもあります。

 

たとえば、オフィスの入口にある内線電話。受話器の内側が汚れている会社も少なくありません。

待合いスペースに飾られている額の縁に埃がたまっていたり、微妙に傾いていたりする会社もあります。

窓の拭きムラにも、つい、目が行きます。

 

オフィスで働く皆さんにとっては、見慣れたいつもの光景ですので、気にならないかもしれません。しかし、筆者を含めた来客側にしてみれば、オフィスはいつもの光景ではない、新鮮な場所です。

そうすると、おそらくは普段だったら見ない場所や気づかない場所が目に留まってしまうのです。

 

これは大掃除に限ったことではありませんが、是非、掃除の際のチェックポイントに入れておきましょう。

 

オフィスの大掃除も「段取り8割」

 

段取り八分、仕上げ二分」という言葉がありますね。本当にその通りだな、と筆者は常々思います。

大掃除も同じです。確実に、速やかにスムーズに成功させることを目的とするならば、やはり段取りが肝心

たかが大掃除、されど大掃除。どうせやるなら、大掃除も効率よく仕上げたいものですね。

 

実は、この記事で紹介したオフィスの大掃除のコツには、整理術が活かされているんです。

 

目に見えない「コト」を

「出す」「分ける」「しまう」ことによって、

誰か一人のためではなく、全員にとって最適な大掃除となる。

 

整理術は一度学んでおくと、さまざまな場面でとても幅広く活用可能です。

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