常にデスクが片づいている必要がないことは以前にも書きましたが、退社時にデスクの上をリセットして、整理整頓された状態を取り戻しておくことはとても大切です。

というのは、目の前に散乱したデスクが広がっているというのは、視界に入ってくる情報量が多いということだからです。入ってくる情報量が多過ぎると頭の中が混乱し、ストレスが溜まってしまうのです。

言い換えれば、余分な情報がないデスクはストレスも軽減され、仕事への集中力が高まり効率も上がるのです。

デスクの上が散らかってしまうのは明確なルールがないからです。デスクのどこに何を置くかによって、仕事の効率は大きく変わってきます。使うモノを所定の位置に保管するためのルール作りを始めましょう。

 

デスクトップの使い方

デスクトップ(机の上)を整理整頓して効率良く仕事をするためのポイントは、動線です。つまり、手の動きに合わせてモノを配置することです。

利き手が左右どちらかによっても変わりますが、ここでは右手が利き手の人の場合について説明します。

まず、デスクトップをゾーン分けします。以下の図のように、左手奥をA、右手奥をB、手前をCとします。

 

 

常に使うモノはAゾーン

電話機やメモ帳など、使う頻度の高いモノはAゾーン、つまり左側に配置します。右利きの場合は、右手でペンを持って左手で受話器やメモを取るためでもあります。

たまに電話機が右側にある場合がありますが、使い勝手が悪くなるので、可能であれば左側に移動させたいところです。他にも、よく使うモノは左側に配置しましょう。。

一時的に置きたいモノはBゾーン

このゾーンは「仮置きの場所」だと考えると良いでしょう。使用頻度が高いモノは、定位置がAゾーンに決まっています。そして、それ以外の仮置きのモノはBゾーンへ置く。

AとBを分けておくだけでも、業務中に混乱することがなくなります。

Cゾーンは作業場所

デスクの手前側は、作業をするために確保すべきスペースです。ノートや資料を広げたり、メモを取ったりする場所。ノートPCやキーボードも、デスクの手前側に置きますよね。

 

引出しの使い方

引出しはあくまで、使うモノを収納する場所です。使わないモノを入れておく場所ではないことを意識してください。そうでないと、「使うモノは出しっぱなし、引出しの中は使っていないモノだらけ」なんてことになってしまいます。

閉めてしまえば視界から消えてしまう場所ですので、ついモノを放り込みがちですが、積もり積もると大変なことになるので、くれぐれも油断なきよう。

引出しにも適した使い方があります。ここでは下の写真のように、それぞれの引出しを①~④と決めます。

 

①センター引出し

 

最近のデスクだと浅型の引出しになっていることが多いようです。「あんまりモノが入らないなぁ」なんて思ってはいませんか。

そもそもこのセンター引出しは何も入れない場所なのです。離席する際、一時的に書類などを入れておくための引出しです。

大判のノートや長尺ものさしなど、他の引出しには入らないモノは入れても構いません。

 

②小引出し

 

 

三段引出しの上段の引出しを小引出しと言います。

手の届きやすいこの引出しには、文房具や印鑑などを収納します。出しやすくしまいやすいよう、何をどこに入れるかを考えます。定位置を決めておくことで探す時間とストレスがかかりません。中がゴチャつかないよう、トレーなどを使って分類すると良いでしょう。

また、この引出しを全開にすることは滅多にないはずです。開けてもせいぜい半分程度のことが多いのではないでしょうか。

使用頻度を考え、手前に使用頻度が高いモノを入れ、奥にストックや予備、あまり使わないモノを置いておくと、使い勝手も上がります。

 

③中引出し

三段引出しの真ん中の引出しを中引出しと言います。いろいろなオフィスデスクがありますが、中引出しは中途半端な深さのものが多いのが特徴です。

ここには、デスクの上に置くと場所を取ってしまうモノを入れると良いでしょう。他にも、ちょっとした私物を入れている人が多いようです。

かつて筆者が税務調査の対応をした際、「この引出しには8割方皆さん『お菓子』を入れてらっしゃいますね(笑)」と担当の方がおっしゃっていたのが、今でも記憶に残っています。

 

④大引出し

三段引出しの下段部分を大引出しと言います。A4サイズの書類やファイルを立てて収納することができるサイズです。

ここには、一番手前に「仕掛かり中の書類・フォルダ」を入れます。業務中はデスクの上に出していても、退社時にはこちらにしまうように決めておきましょう。

その奥には、個人的に保管する資料などを入れます。奥にさらに余裕があれば、カバンを収納するのも良いでしょう。分かりやすいように、それぞれを仕切り板やファイルボックスなどで仕切ることもお忘れなく。

 

定位置を決めてわかりやすい収納を

引出しやデスクトップでの定位置を決めて、出しやすく、使いやすく、しまいやすく、そして分かりやすく配置・収納する。

これによって仕事の効率は上がりますが、その効果はデスクの持ち主だけのものとは限りません。モノが整理整頓されていれば、あなたが外出したり仕事を休んだりすることがあったとしても、周囲の人がすぐにモノを探せます。周りへの配慮にもつながるわけです。

片づいたデスクは、見えないコミュニケーションにもなるのですね。

 

※オフィスがなかなかきれいに片づかない、机の上も散らかっている社員が多い…などといったご相談はこちらから。

職場の整理収納コンサルティング