デスクの整理が大事なことは分かっている。でも、いざデスクを整理しようと思っても、何をどうしたら良いのか途方に暮れてはいませんか。

デスクが散らかってしまうのは、基準がなくて判断ができないから。

家庭と違い、会社の場合は、法律の定めにより「使っていない」という理由だけでは処分できないものもあります。しかし、個人のデスクの整理は自分基準で決めて良いものがほとんどです。

 

この記事では、特にデスクの上に溜まりがちな書類と文房具の整理方法を紹介します。

 

デスクの書類の整理方法

まず、デスクの上の書類を整理するにあたって、気を付けるポイントは3つです。

①共有化する

仕事で使用したり作成したりする書類はつい個人で保管してしまいがち。会社で保管管理されているにもかかわらず、自分の業務に関係があるからと、コピーして自分で保有してしまってはいませんか。

このやり方だと、仕事を属人化させてしまいます。個人のデスクで保管することを止めるだけでも、一気にデスクの書類を減らすことが可能です。共有化してしまいましょう。会社で保管されているのであれば、個人で重複して持っておく必要はないはずです。

②分ける

デスクにある書類は、「処理済」「完了」「未処理」「処理中」に分けられます。

  • 処理済→処理が済み、次への配付・回覧・返還先があるもの。速やかに手元から離しましょう。
  • 完了→処理済でその後の配付先がないものを言います。速やかに所定のキャビネット等で分類保管しましょう。
  • 未処理→未着手のものです。未処理のフォルダ等を作成し保管しましょう。
  • 処理中→着手したものの、当日中に処理が終わらずに翌日以降に持ち越すものです。やりかけフォルダ等を作成し保管しましょう。

このように分けると、手元(デスク)に残る書類は、原則として「未処理」「処理中」のいずれかになります。

あとはこれらをどのように保管管理すれば良いのか、ということです。

③立てて管理する

平置きしてしまうと、積み重ねの原因になります。積み重ねは散らかりの原因になります。そのため、書類は断てて管理することを基本にしましょう。

トレーに置くことも悪くはありませんが、その際は積み重ね過ぎていないかに留意し、都度見返すなどして、忘れないように意識する必要があります。

書類はファイルボックスやクリアホルダ、個別フォルダを利用すれば管理がラクになります。

デスクの文房具の整理方法

ペンやふせんやクリップなどの仕事に必要な文房具類も、つい多くのモノをデスク上に置いてしまいがちです。ストックを増やし過ぎたり、あちこちに置いてしまったりして、管理が行き届いていないのであれば、せっかくのお役立ち道具も意味を成しません。

文房具の整理の基本は、以下の3点です。

①出す

まず、デスクの上や引出しの中などにある文房具類を全部出して、全体量を把握することが重要です。

②分ける

次に、業務上必要なモノとそうではないモノに分別します。不用なモノは処分してしまいましょう。

③しまう

あとは必要なモノをどのように保管管理すれば良いのか、ということです。

しまう際の最大のポイントは、ペン立てを使わないということ。

引出しやペンケースを開けずにノーアクションで取り出せて便利なので、使っている人も多いペン立て。

確かに非常に便利なアイテムなのですが、そのペン立てにインク切れのペンや使っていないペンなどが大量にささっていたらどうでしょう。他にもハサミやカッター、定規なども一緒に入っているとなれば、便利なはずのペン立てが出し入れしづらく使い勝手が悪くなってしまいます。

どんなに整理整頓が得意な人でも、日々の業務の繁忙さのあまり、「つい」と気が緩んでしまいがち。上手に使いこなせていれば良いのですが、数多くのデスクを見てきた筆者としては、ペン立てに甘えて何でもさしてしまう状態は、決してオススメできません。

 

デスクの上や引出しの使い方には、使いやすいルールがあります。何をどこに置くのか決めておくと、常に整理されたデスクで仕事ができますね。

以下の記事をぜひ参考にしてみてください。

【デスクの整理】効率が良いデスクの使い方